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Datenschutzerklärung

Stand: 20. Oktober 2026

1. Überblick

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und unserer LinkedIn-Seite, bei der Kommunikation mit uns sowie im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.

Die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) entwickelt und betreibt KI-gestützte Lösungen für Unternehmen, insbesondere Sprachagenten (Voice Agents), unternehmensspezifische Skills für Corporate LLMs sowie Agentensysteme und Workflows. Zusätzlich treten wir als Vertriebspartner für die KI-Plattform RelationFlow der RelationFlow Ltd. (Paphos, Zypern) auf. Der Schutz Ihrer Daten hat bei allem, was wir tun, einen hohen Stellenwert.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ValenIQ UG (haftungsbeschränkt)
Tauchersreuther Straße 8A
90542 Eckental
Deutschland

Telefon: 01517 4593232
E-Mail: Andre.Bartsch@valeniq.de

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Eine gesetzliche Bestellpflicht besteht für uns derzeit nicht. Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die oben angegebenen Kontaktdaten.

3. Aufruf unserer Website

3.1 Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Server. Dazu gehören insbesondere:

Diese Angaben verarbeiten wir nur, um Ihnen die Seiten auszuliefern und die Verbindung technisch abzusichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung einer stabilen und sicheren Online-Präsenz.

Zugriffsprotokolle (Server-Logfiles) mit diesen Angaben speichern wir nicht, weder für valeniq.de noch für die Seiten unserer Terminbuchung (termine.valeniq.de) und unseres AI-Ready-Checks (ai-check.valeniq.de). Unsere Server zeichnen lediglich technische Fehlermeldungen auf, etwa wenn eine gesperrte Datei angefragt wird; diese enthalten Ihre IP-Adresse nicht.

3.2 Hosting

Unsere Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Die Server stehen in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3.3 Cookies und vergleichbare Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website unverzichtbar sind. Tracking, Profilbildung, Reichweitenanalyse oder Werbe-Cookies kommen nicht zum Einsatz. Eine Einwilligung ist insoweit nicht erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Terminbuchung und AI-Ready-Check

4.1 Online-Terminbuchung

Über die Terminbuchung auf unserer Website können Sie unverbindlich ein Erstgespräch mit uns vereinbaren. Verarbeitet werden die Angaben, die Sie bei der Buchung eintragen, typischerweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der von Ihnen gewählte Termin, gegebenenfalls ergänzt um weitere Angaben wie eine Nachricht.

Welches System die Buchung verarbeitet: Für die Terminbuchung setzen wir die Open-Source-Software Easy!Appointments ein. Wir betreiben sie vollständig selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (eigene Instanz unter termine.valeniq.de). Die Buchungsmaske wird auf unserer Website eingebettet und dabei direkt von dieser eigenen Instanz geladen; hierbei wird Ihre IP-Adresse an unsere Instanz übermittelt, damit die Buchungsmaske angezeigt werden kann. Eine Übermittlung Ihrer Buchungsdaten an den Hersteller der Software findet nicht statt.

Wie Ihre Buchung bei uns ankommt: Sobald Sie einen Termin gebucht haben, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail; der Versand erfolgt über unser bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich in Deutschland gehostetes E-Mail-Postfach. Zusätzlich wird über einen Workflow in unserer selbst betriebenen Automatisierungsplattform n8n eine interne Benachrichtigung an uns ausgelöst und ein Eintrag in unserem CRM-System Twenty angelegt, damit wir Ihr Anliegen vorbereiten und nachverfolgen können.

Sowohl die n8n-Instanz als auch Twenty werden von uns selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Zu jedem gebuchten Termin legen wir zusätzlich ein Ereignis in unserem Google-Kalender an; dabei werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse an Google übermittelt. Findet das Gespräch als Videokonferenz statt, erzeugt Google zugleich den Konferenzraum. In einzelnen Fällen, etwa wenn Sie einen bereits gebuchten Termin verlegen, versendet Google Ihnen hierzu auch selbst eine Kalender-Benachrichtigung. Einzelheiten zu Google und zur Übermittlung in die USA finden Sie unter den Ziffern 7.3 und 8.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminbuchung auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Im Übrigen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Terminanfragen interessierter Personen organisiert entgegennehmen und vorbereiten zu können.

In unserem Terminbuchungssystem werden Ihre Buchungsdaten nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir Ihre Angaben, solange dies für die Durchführung des Gesprächs und gegebenenfalls die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

4.2 AI-Ready-Check

Nach einem Erstgespräch bieten wir Unternehmen unseren kostenlosen AI-Ready-Check an. Er zeigt, wie gut ein Unternehmen für den Einsatz von KI aufgestellt ist, und bereitet eine mögliche Zusammenarbeit vor. Einen Teil der Fragen beantworten wir im Gespräch gemeinsam, den anderen Teil füllen Sie anschließend in einem Fragebogen unter ai-check.valeniq.de aus; den Zugang erhalten Sie über einen persönlichen Link. Die Ergebnisse besprechen wir mit Ihnen in einem Ergebnisgespräch.

Welche Daten wir verarbeiten: Name, E-Mail-Adresse und – freiwillig, für kurze Abstimmungen – die WhatsApp-Nummer des Ansprechpartners (Ziffer 5.2); Name und E-Mail-Adresse weiterer Personen, die Sie zum Ergebnisgespräch hinzuziehen möchten; Ihre Angaben zum Unternehmen, etwa zu Mitarbeiterzahl, Abläufen, eingesetzter Software, Wettbewerbern und KI-Vorhaben, sowie freiwillige betriebswirtschaftliche Kennzahlen; außerdem Ihre Antworten und unsere Notizen aus dem Gespräch sowie dessen Aufzeichnung und Abschrift (siehe unten). Zur Vorbereitung des Ergebnisgesprächs halten wir außerdem fest, was für die Zusammenarbeit wichtig ist, etwa Ihre Rolle, Ihre Ziele und Ihre Bedenken zum Vorhaben, und nutzen dafür auch öffentlich zugängliche berufliche Angaben zu Ihrer Person, etwa von Ihrer Unternehmenswebsite, aus dem Handelsregister oder aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften können auch die Unternehmensangaben personenbezogen sein. Angaben, die wir aus dem Gespräch bereits kennen, tragen wir vorab in den Fragebogen ein. Zusätzlich halten wir fest, wann wir Sie eingeladen und erinnert haben und wann Sie den Fragebogen erstmals geöffnet, zuletzt gespeichert und abgesendet haben. Die Teilnahme ist freiwillig; ohne die als Pflicht gekennzeichneten Angaben können wir den Check allerdings nicht auswerten.

Wie der Fragebogen technisch arbeitet: Der Link enthält nur eine zufällige Kennung, keine Angaben zu Ihrer Person. Ihre Eingaben speichern wir in unserer selbst betriebenen Workflow-Plattform n8n auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland; eine Sicherungskopie legen wir in Google Drive ab. Damit bei einer unterbrochenen Verbindung nichts verloren geht, legt die Seite bei jedem Speichern zusätzlich eine Kopie Ihrer Eingaben im Speicher Ihres Browsers (Local Storage) ab; nach dem erfolgreichen Absenden wird sie dort gelöscht. Senden Sie den Fragebogen nicht oder von einem anderen Gerät aus ab, bleibt die Kopie in diesem Browser bestehen, bis Sie die Websitedaten Ihres Browsers löschen. Cookies und Analysewerkzeuge setzt die Seite nicht ein. Für die Server-Logfiles gilt Ziffer 3.1 entsprechend.

E-Mails und Termin: Einladung, Erinnerung und Eingangsbestätigung versenden wir automatisch über unser E-Mail-Postfach bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Ziffer 7.2); unser Team erhält jeweils eine Kopie. Ob Sie eine E-Mail geöffnet haben, erfassen wir nicht. Den Termin für das Ergebnisgespräch legen wir in unserem Google-Kalender an und tragen Sie sowie die von Ihnen genannten Personen als Gäste ein; dabei werden Namen und E-Mail-Adressen an Google übermittelt. Findet das Gespräch als Videokonferenz statt, erzeugt Google zugleich den Konferenzraum. Personen, die Sie uns nennen, erhalten mit der Einladung einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung. Einzelheiten zu Google und zur Übermittlung in die USA finden Sie unter den Ziffern 7.3 und 8.

Auswertung: Für die Aufbereitung der Ergebnisse setzen wir den KI-Dienst Claude von Anthropic ein (Ziffer 7.6); dabei werden Ihre Angaben in die USA übermittelt (Ziffer 8). Den Reifegrad berechnen wir aus Ihren Antworten nach einem festen Schema; er beschreibt Ihr Unternehmen und ist für Sie mit keiner rechtlichen Wirkung verbunden.

Aufzeichnung des Check-Gesprächs und des Ergebnisgesprächs: Ihre Auswertung beruht auf einer wörtlichen Abschrift des Gesprächs, in dem wir den Check gemeinsam durchgehen. Dieses Gespräch führen wir deshalb nur mit Aufzeichnung; ohne sie können wir den Check nicht durchführen. Wir kündigen die Aufzeichnung in der Terminbestätigung an und beginnen sie erst, wenn alle Teilnehmer zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich zugestimmt haben. Stimmt jemand nicht zu, findet der Check nicht statt. Das Gespräch führen wir über Google Meet (Ziffer 7.3); aufgezeichnet werden Ton, Bild und der geteilte Bildschirm. Aus der Aufnahme erstellen wir auf unserem eigenen Rechner eine Abschrift und werten sie mit Claude aus (Ziffer 7.6). Die Aufnahme löschen wir, sobald die Abschrift vorliegt, spätestens 30 Tage nach dem Gespräch; die Abschrift löschen wir zusammen mit Ihren übrigen Angaben aus dem Check. Rechtsgrundlage für Aufzeichnung und Abschrift ist, auch wenn Sie selbst Vertragspartner werden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer verlässlichen und vollständigen Auswertung Ihrer Angaben. Sie können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen (Ziffer 11), auch während des Gesprächs. Wir beenden die Aufnahme dann und löschen sie; den Check können wir in diesem Fall allerdings nicht durchführen. Für das Ergebnisgespräch gilt dasselbe: Auch dieses Gespräch führen wir nur mit Aufzeichnung, die wir ebenso ankündigen und erst nach der Zustimmung aller Teilnehmer beginnen. Die Abschrift ist die Grundlage für die nächsten Schritte, hält fest, was wir gemeinsam besprochen und vereinbart haben – für Sie wie für uns –, und ergänzt offene Punkte aus Ihrem Check. Rechtsgrundlage ist auch hier Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer verlässlichen Dokumentation des Gesprächs. Löschfristen und Widerspruchsrecht gelten wie beim Check-Gespräch; widersprechen Sie, können wir das Gespräch nicht fortsetzen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Check der Anbahnung eines Vertrags mit Ihnen selbst dient. Im Übrigen, insbesondere wenn Sie den Check als Ansprechpartner Ihres Unternehmens ausfüllen oder uns weitere Personen nennen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, eine von Ihrem Unternehmen gewünschte Zusammenarbeit vorzubereiten. Rechtsgrundlage für die Kopie im Speicher Ihres Browsers ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Wir löschen Ihre Angaben aus dem AI-Ready-Check zwölf Monate nach dem zuletzt vereinbarten Termin für das Ergebnisgespräch. Wurde kein Termin vereinbart, beginnt die Frist mit unserem Erstgespräch. Entsteht aus dem Check ein Auftrag, werden die Angaben Teil unserer Vertragsunterlagen; dann gilt die Speicherdauer für vertragsbezogene Daten (Ziffer 9). Benötigen wir die Angaben zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, löschen wir sie erst, wenn dieser Zweck entfallen ist.

5. Kommunikation mit uns

5.1 E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht und die darin enthaltenen Angaben zu dem Zweck, den Ihre Anfrage erkennen lässt. Unsere E-Mail-Postfächer werden von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet. Die Server stehen in Deutschland; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Korrespondenz, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem Interesse an einer geordneten Kommunikation.

5.2 WhatsApp

Für kurze Abstimmungen, etwa zu Terminen oder Rückfragen, nutzen wir auf unserem Firmenhandy die App WhatsApp Business. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben oder uns Ihre WhatsApp-Nummer nennen, etwa im AI-Ready-Check (Ziffer 4.2), verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, die Angaben Ihres WhatsApp-Profils, soweit Sie diese freigeben, und den Inhalt der ausgetauschten Nachrichten. Die Nutzung ist freiwillig; Sie erreichen uns ebenso per E-Mail oder Telefon.

Anbieter und Datenfluss: Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Nach Angaben von WhatsApp sind die Inhalte unserer Chats Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp kann sie nicht mitlesen. Ihre Kontaktdaten verarbeitet WhatsApp für uns als Auftragsverarbeiter; der Vertrag dazu ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von WhatsApp Business. Daneben verarbeitet WhatsApp Nutzungs- und Verbindungsdaten, etwa Zeitpunkt und Häufigkeit der Nutzung, in eigener Verantwortung und teilt sie mit anderen Unternehmen des Meta-Konzerns; Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. WhatsApp übermittelt Daten an die WhatsApp LLC und die Meta Platforms, Inc. in den USA (Ziffer 8).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Kommunikation, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und unkomplizierten Abstimmung über einen Kanal, den Sie selbst gewählt haben. Chats löschen wir, sobald sie für die Abstimmung nicht mehr gebraucht werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Ziffer 9); Chats zum AI-Ready-Check löschen wir spätestens mit den Angaben aus dem Check (Ziffer 4.2).

5.3 Unternehmensseite auf LinkedIn

Wir betreiben eine Unternehmensseite im beruflichen Netzwerk LinkedIn; Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Gardner House, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Wenn Sie die Seite besuchen, ihr folgen, auf unsere Beiträge reagieren oder uns dort schreiben, verarbeiten wir die Angaben, die LinkedIn uns dabei anzeigt, um unser Unternehmen darzustellen und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer Präsenz im beruflichen Netzwerk unserer Zielgruppe.

Seitenstatistik in gemeinsamer Verantwortung: Für die Statistik zu unserer Seite („Page Insights“) sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). LinkedIn wertet dafür Angaben aus den Profilen der Besucher aus, etwa Tätigkeitsbereich, Land, Branche, Karrierestufe, Unternehmensgröße und Beschäftigungsstatus, sowie Angaben dazu, wie jemand mit unserer Seite interagiert, etwa ob er ihr folgt, und stellt uns die Ergebnisse in zusammengefasster Form bereit. Wir nutzen die Statistik, um Reichweite und Zielgruppe unserer Seite zu verstehen und unsere Beiträge darauf auszurichten; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unabhängig davon zeigt LinkedIn uns die Follower unserer Seite mit ihrem aktuellen Arbeitgeber an, bei einigen Besuchern außerdem Berufsbezeichnung und Unternehmen.

In der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung (https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum) hat LinkedIn für diese Statistik die Pflichten aus der DSGVO übernommen, insbesondere die Information der Betroffenen und die Erfüllung ihrer Rechte (Art. 12 bis 22 DSGVO) sowie die Sicherheit der Verarbeitung und den Umgang mit Datenschutzverletzungen (Art. 32 bis 34 DSGVO). Ihre Rechte können Sie über die Einstellungen Ihres LinkedIn-Kontos oder direkt bei LinkedIn geltend machen; den Datenschutzbeauftragten von LinkedIn erreichen Sie über https://www.linkedin.com/help/linkedin/ask/TSO-DPO. Sie können sich ebenso an uns wenden; wir leiten Ihr Anliegen umgehend an LinkedIn weiter. Federführende Aufsichtsbehörde für diese Statistik ist die irische Data Protection Commission; Ihr Beschwerderecht nach Ziffer 12 bleibt unberührt.

LinkedIn übermittelt Daten an die LinkedIn Corporation in den USA (Ziffer 8). Wie lange LinkedIn die Daten speichert, ergibt sich aus der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Nachrichten, die Sie uns über LinkedIn schicken, behandeln wir wie E-Mails (Ziffer 9). Ihre Kommentare und Reaktionen bleiben sichtbar, bis Sie sie entfernen oder wir den Beitrag löschen.

6. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen

Über die Website hinaus erbringen wir verschiedene KI-gestützte Dienstleistungen für unsere Kunden. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies regelmäßig im Auftrag unserer Kunden; diese sind dann selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir handeln als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt jeweils der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

Damit Sie ein Bild davon erhalten, welche Verarbeitungen typischerweise stattfinden, geben wir hier einen Überblick:

6.1 Voice Agents

Unsere Sprachagenten nehmen Telefonate entgegen, führen Anrufende strukturiert durch ein Gespräch (etwa zur Aufnahme einer Schadensmeldung) und übergeben die Ergebnisse strukturiert an das jeweilige System des Kunden. Verarbeitet werden dabei die Telefonnummer der anrufenden Person und sämtliche Angaben, die im Gesprächsverlauf gemacht werden, je nach Anwendungsfall etwa Name, Anschrift, Wohnungsdaten oder die Schilderung eines Anliegens. Vor Beginn der eigentlichen Datenaufnahme werden Anrufende über den Einsatz des Sprachagenten und die damit verbundene Datenverarbeitung informiert.

6.2 RelationFlow (Vertriebspartnerschaft)

Wir vertreiben die KI-Plattform RelationFlow der RelationFlow Ltd., Anthypolochagou Georgiou M. Savva 26, Office 1-2, 8201 Paphos, Zypern, und unterstützen Kunden bei Einführung und Integration. Der Lizenz- beziehungsweise Nutzungsvertrag über die Plattform kommt unmittelbar zwischen dem Kunden und der RelationFlow Ltd. zustande; die dortige Datenverarbeitung richtet sich nach deren Datenschutzerklärung und der mit ihr abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) tritt hier nicht als Verarbeiter der Endkundendaten auf, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart.

6.3 Skills für Corporate LLMs

Skills sind unternehmensspezifische Erweiterungen, die wir für die Prozesse unserer Kunden entwickeln. Im Rahmen der Entwicklung verarbeiten wir nach Möglichkeit ausschließlich Testdaten beziehungsweise anonymisierte Daten. Sofern für die Einbindung ausnahmsweise echte personenbezogene Daten erforderlich sind, regelt das ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag.

6.4 Agentensysteme und Workflows

Hierbei handelt es sich um automatisierte Abläufe, die mehrere Systeme des Kunden miteinander verknüpfen. Auch hier verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen des jeweiligen Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

7. Eingesetzte Dienstleister und Empfänger

Zur Erbringung unserer Leistungen arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO oder vergleichbarer vertraglicher Garantien.

7.1 Hetzner Online GmbH

Bei Hetzner (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betreiben wir unsere Website, die Seite unseres AI-Ready-Checks, unsere Terminbuchung, unsere Workflow-Plattform n8n sowie unser CRM-System Twenty. Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.

7.2 ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland) stellt unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer bereit. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

7.3 Google (Google Ireland Limited)

Für Videokonferenzen, Kalenderverwaltung, die Ablage von Unterlagen in Google Drive und die KI-gestützte Erstellung von Gesprächsnotizen setzen wir Google Workspace ein. Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Soweit ein Erstgespräch oder eine Beratung als Videokonferenz stattfindet, werden über Google Meet Bild-, Ton- und Gesprächsinhalte der Teilnehmenden verarbeitet. Aktivieren wir die KI-gestützte Notizfunktion („Gemini"), wird der Gesprächsverlauf automatisiert zu einer Zusammenfassung verarbeitet und in einem Dokument gespeichert; auf den Einsatz dieser Funktion werden die Teilnehmenden zu Beginn des Gesprächs hingewiesen. Zeichnen wir ein Gespräch auf, legt Google Meet die Aufnahme in unserem Google Drive ab, bis wir sie löschen (Ziffer 4.2). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Gesprächen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der geordneten Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag in Gestalt des Google Cloud Data Processing Addendum. Die im Rahmen dieser Dienste anfallenden Daten speichern wir über die EU-Datenregion von Google Workspace innerhalb der Europäischen Union. Eine Verarbeitung in den USA lässt sich gleichwohl nicht vollständig ausschließen; Hinweise dazu finden Sie unter Ziffer 8.

7.4 Apify (Lead-Recherche)

Zur Anbahnung neuer Geschäftskontakte recherchieren wir öffentlich zugängliche Unternehmensdaten potenzieller Geschäftspartner, insbesondere Firmenname, Anschrift, zentrale Telefonnummer, Website und Branche. Für die technische Erhebung setzen wir die Plattform Apify (Apify Technologies s.r.o., Vodičkova 704/36, 110 00 Prag 1, Tschechien) ein; die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Mit Apify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag in Gestalt des in den Apify-Vertragsbedingungen automatisch einbezogenen Data Processing Addendum. Die recherchierten Daten speichern und pflegen wir in unserem selbst betriebenen CRM-System Twenty.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa wenn ein Firmenname zugleich einen Personennamen enthält oder wir Ansprechpartner ergänzen, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung geschäftlicher Kontakte im unternehmerischen Bereich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben, informieren wir sie spätestens bei der ersten Ansprache über die Verarbeitung; die unter Ziffer 10 genannten Betroffenenrechte stehen Ihnen auch insoweit zu (Art. 14 DSGVO).

7.5 IONOS SE (Datensicherung)

Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir regelmäßig verschlüsselte Sicherungskopien unserer selbst betriebenen Systeme, insbesondere unseres CRM-Systems Twenty, der Terminbuchung Easy!Appointments und unserer Workflow-Plattform n8n. Diese Sicherungen lagern wir zusätzlich außerhalb unseres Hauptservers auf einem Objektspeicher der IONOS SE (Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland); die Speicherung erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main).

Die Sicherungen werden bereits vor der Übertragung auf unserem eigenen Server verschlüsselt; der zur Entschlüsselung erforderliche Schlüssel verbleibt ausschließlich bei uns. IONOS hat daher keinen Zugriff auf die Klartext-Inhalte der gesicherten Daten. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Ausfallsicherheit und Wiederherstellbarkeit unserer Systeme.

7.6 Anthropic (KI-gestützte Arbeitsumgebung)

Für die Bearbeitung unserer Geschäftsunterlagen, etwa die Auswertung von Gesprächsnotizen, die Vorbereitung von Korrespondenz und die Pflege unserer Kontaktdaten, setzen wir den KI-Dienst Claude der Anthropic Ireland, Limited (6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein; die Verarbeitung erfolgt durch die Konzerngesellschaft Anthropic PBC in den USA. Dabei können personenbezogene Daten aus den unter den Ziffern 4.2, 5.1, 5.2, 7.3 und 7.4 beschriebenen Verarbeitungen sowie Kontakt- und Vertragsdaten von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern an Anthropic übermittelt werden. Wir nutzen ausschließlich einen geschäftlichen Tarif; mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag in Gestalt des in die kommerziellen Vertragsbedingungen einbezogenen Data Processing Addendum. Anthropic verwendet die übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie in der Regel 30 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Bearbeitung unserer Geschäftsvorgänge. Zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 8.

7.7 Weitere Auftragsverarbeiter im Einzelfall

Je nach Kundenprojekt können weitere Dienstleister hinzukommen, beispielsweise für die Versendung von WhatsApp-Bestätigungen oder die Erzeugung von PDF-Protokollen. Diese werden vor einem Einsatz auf datenschutzrechtliche Eignung geprüft und nur auf Grundlage entsprechender Verträge eingebunden.

8. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden (derzeit betrifft das Google und Anthropic in den USA; zu WhatsApp und LinkedIn siehe den folgenden Absatz), stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Soweit ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (dies trifft auf Google zu, nicht jedoch auf Anthropic), gilt zusätzlich der entsprechende Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission als Grundlage. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage über die unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.

WhatsApp (Ziffer 5.2) und LinkedIn (Ziffer 5.3) übermitteln Daten an Konzerngesellschaften in den USA. Beide stützen sich dabei auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem die beteiligten Gesellschaften zertifiziert sind, und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Konkret bedeutet das:

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten.

11. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Das gilt auch für ein auf diese Vorschriften gestütztes Profiling.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit Ihre Daten zur Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

12. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstoßen, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Behörde des Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Unternehmens zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

13. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Wir setzen keine Verfahren ein, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

14. Keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine Verpflichtung, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, besteht weder gesetzlich noch vertraglich. Ohne bestimmte Angaben, etwa Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten bei der Terminbuchung, können wir Ihre Anfrage allerdings nicht oder nicht vollständig bearbeiten.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung gelegentlich an, wenn sich an unseren Diensten, an den eingesetzten Tools oder an der Rechtslage etwas ändert. Maßgeblich ist jeweils die unter dieser Adresse veröffentlichte aktuelle Fassung. Den Stand der jeweils geltenden Version finden Sie am Anfang dieses Dokuments.